DSGVO im Feuerwehralltag: Mitgliederdaten, WhatsApp, Fotos

Die Grundfrage: warum habt ihr die Daten

Für jede Liste, die ihr führt, sollte klar sein, wofür sie da ist und wer sie sehen darf.

Die Mitgliederliste braucht ihr für den Dienstbetrieb. Eine Liste mit Geburtstagen für die Gratulation ist etwas anderes. Trennt beides, statt alles in eine Tabelle zu schreiben.

Die Mitgliederliste

Führt sie an einem Ort, nicht in fünf Excel-Dateien auf fünf privaten Rechnern. Das ist die häufigste Schwachstelle in einer Wehr.

Legt fest, wer Zugriff hat. In der Regel das Kommando und der Schriftführer, nicht die gesamte Mannschaft.

Räumt die Liste einmal im Jahr auf. Wer vor sieben Jahren ausgetreten ist, gehört nicht mehr hinein.

Was von der Mannschaft öffentlich stehen darf

Name und Funktion einer Charge sind für eine öffentliche Aufgabe in aller Regel vertretbar. Private Telefonnummer und private E-Mail-Adresse sind es nicht, solange die Person nicht zugestimmt hat.

Der einfachste Weg ist ein Häkchen je Mitglied, das steuert, ob der Kontakt überhaupt angezeigt wird. Dann steht die Entscheidung dort, wo sie hingehört, und nicht in einem Gedächtnis.

Für die Wehr selbst reicht eine gemeinsame Adresse, etwa kommando@ff-musterdorf.at. Sie überlebt jeden Wechsel und schützt private Adressen.

Der Gruppenchat

Fast jede Wehr hat einen Gruppenchat. Er ist praktisch und er ist die Stelle, an der Daten am schnellsten verstreut werden.

Drei Regeln reichen, und sie lassen sich einmal in der Übung ansagen.

• Keine Einsatzfotos mit erkennbaren Betroffenen in die Gruppe
• Keine Namen und Adressen von Betroffenen, auch nicht als Ortsangabe
• Wer austritt, kommt aus der Gruppe heraus, und zwar am selben Tag

Was der Gruppenchat nicht ist

Er ist kein Archiv. Alles, was aufbewahrt werden soll, gehört in die Unterlagen der Wehr, nicht in einen Chatverlauf auf privaten Telefonen.

Er ist auch kein Alarmierungsweg. Für die Alarmierung gibt es die Wege, die euer Landesfeuerwehrverband und die Leitstelle vorgeben.

Fotos

Fragt bei Eintritt einmal schriftlich ab, ob Fotos des Mitglieds in Einsatzbekleidung verwendet werden dürfen. Haltet die Antwort fest.

Bei Kindern und Jugendlichen entscheiden die Erziehungsberechtigten. Holt die Zustimmung schriftlich ein und erneuert sie, wenn sich die Verwendung ändert.

Sorgt für einen einfachen Weg, eine Zustimmung zurückzunehmen, und für die Gewohnheit, das Bild dann auch tatsächlich zu entfernen.

Einsatzunterlagen

Einsatzberichte im internen Sinn, also mit Namen und Adressen, sind etwas anderes als der Bericht auf der Website. Verwechselt die beiden nicht.

Bewahrt die internen Unterlagen dort auf, wo es euer Landesfeuerwehrverband vorsieht, und nicht zusätzlich in einem privaten Ordner.

Das Kontaktformular auf der Website

Wenn eure Seite ein Kontaktformular hat, schreibt daneben einen Satz, wofür die Angaben verwendet werden und wer sie bekommt.

Fragt nur ab, was ihr braucht. Name und Nachricht reichen fast immer. Ein Pflichtfeld für die Telefonnummer sorgt vor allem dafür, dass Leute erfundene Nummern eintragen.

Ein Kontaktformular ist der Punkt, an dem eine Website am häufigsten mehr sammelt, als sie braucht. In AlpenFire CMS ist das Formular eingebaut und sparsam eingestellt: Pflichtfelder, eine Einwilligung mit Verweis auf die Datenschutzerklärung, keine Weitergabe an Dritte. Die Anfragen landen im Verwaltungsbereich eurer Wehr.

Die halbe Stunde, die alles ordnet

Setzt euch einmal im Jahr mit dem Kommando zusammen und geht vier Punkte durch.

• Welche Listen führen wir, und wer hat Zugriff
• Wer ist noch in Gruppen, obwohl er ausgetreten ist
• Welche Fotos stehen online, für die wir keine Zustimmung haben
• Wer weiß, wo die Zustimmungen abgelegt sind

Datenschutz, der nicht an einer Person hängt

Vieles aus diesem Beitrag ist Organisation und bleibt eure Aufgabe. Was die Website betrifft, liefern wir es mit: Verarbeitungsverzeichnis-taugliche Angaben, ein AVV, Hosting in Europa und keine externen Schriften oder Karten ohne Einwilligung.

Die Einzelheiten stehen unter Funktionen, und bei Fragen zur Umstellung hilft die Hilfe weiter.

Dieser Beitrag ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Auskunft fragt euren Landesfeuerwehrverband oder eine Rechtsberatung.

Mehr dazu: DSGVO für Feuerwehr-Websites, Fotografieren im Einsatz: was erlaubt ist, Jugendfeuerwehr online zeigen.